Οι δύο κύριες κατηγορίες αποφάσεων που λαμβάνουν οι μάνατζερ είναι οι προγραμματισμένες αποφάσεις και οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις. Ανάλογα με τη θέση τους στην οργανωτική ιεραρχία λήψης αποφάσεων, την εξουσία και τις αρμοδιότητές τους θα το καθορίσουν αυτό.

Μια προγραμματισμένη απόφαση λαμβάνεται ακολουθώντας καθιερωμένες διαδικασίες, ενώ μια μη προγραμματισμένη απόφαση περιλαμβάνει μια μη προγραμματισμένη ή μη υπολογισμένη απόφαση για την αντιμετώπιση ενός αόρατου προβλήματος.

Και οι δύο αποφάσεις είναι ζωτικής σημασίας για την επίλυση ζητημάτων σε διαφορετικές καταστάσεις, επομένως σε αυτό το άρθρο θα κάνουμε πλήρη διάκριση μεταξύ μιας προγραμματισμένης και μιας μη προγραμματισμένης απόφασης.

Τι είναι μια προγραμματισμένη απόφαση;

Οι προγραμματισμένες αποφάσεις είναι αυτές που λαμβάνονται σύμφωνα με SOP ή άλλες καθιερωμένες διαδικασίες. Πρόκειται για διαδικασίες που αφορούν περιστάσεις που εμφανίζονται συχνά, όπως οι αιτήσεις αδειών των εργαζομένων.

Είναι συνήθως πολύ πιο επωφελές για τους διαχειριστές να χρησιμοποιούν προγραμματισμένες αποφάσεις σε σενάρια ρουτίνας από το να δημιουργούν μια νέα απόφαση για κάθε παρόμοια περίσταση.

Οι διαχειριστές αποφασίζουν στην πραγματικότητα μόνο μία φορά όταν γράφεται ένα πρόγραμμα, κάτι που συμβαίνει με τις προγραμματισμένες αποφάσεις. Το πρόγραμμα σπουδών περιγράφει στη συνέχεια τα βήματα που πρέπει να γίνουν σε περίπτωση που εμφανιστούν συγκρίσιμες συνθήκες.

Οι κανόνες, οι διαδικασίες και οι πολιτικές αναπτύσσονται ως αποτέλεσμα της ανάπτυξης αυτών των ρουτινών.

Οι προγραμματισμένες αποφάσεις μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον χειρισμό πιο σύνθετων καταστάσεων, όπως τα είδη των εξετάσεων που πρέπει να παραγγείλει ένας γιατρός πριν από τη διενέργεια μεγάλης χειρουργικής επέμβασης σε έναν διαβητικό ασθενή. Οι προγραμματισμένες αποφάσεις δεν περιορίζονται πάντα σε απλά θέματα, όπως η πολιτική διακοπών ή παρόμοια θέματα.

Συνοψίζοντας, οι πτυχές των προγραμματισμένων αποφάσεων περιλαμβάνουν:

• χρησιμοποιώντας κανονικές επιχειρησιακές τεχνικές.
• αντιμετώπιση περιστάσεων που συμβαίνουν τακτικά. Για παρόμοια και τακτικά σενάρια, όπως οι αιτήσεις αδειών των εργαζομένων, οι διευθυντές θα πρέπει να χρησιμοποιούν πολύ συχνότερα προγραμματισμένες αποφάσεις.
• Στις προγραμματισμένες αποφάσεις, οι διευθυντές λαμβάνουν μια απόφαση μόνο μία φορά και το ίδιο το πρόγραμμα περιγράφει τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν σε περίπτωση επανάληψης συγκρίσιμων καταστάσεων.

Ως αποτέλεσμα, αναπτύσσονται κατευθυντήριες γραμμές, πρωτόκολλα και πολιτικές.

Τι είναι μια μη προγραμματισμένη απόφαση;

Οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις είναι ιδιαίτερες, συχνά περιλαμβάνουν κακοσχεδιασμένες, εφάπαξ επιλογές. Παραδοσιακά, μέθοδοι όπως η κρίση, η διαίσθηση και η δημιουργικότητα έχουν χρησιμοποιηθεί για την αντιμετώπισή τους σε έναν οργανισμό.

Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων καταφεύγουν πιο πρόσφατα σε ευρετικές τεχνικές επίλυσης προβλημάτων, οι οποίες βασίζονται στη λογική, την κοινή λογική και τη δοκιμή και την αποτυχία για την επίλυση προβλημάτων που είναι πολύ μεγάλα ή πολύπλοκα για να αντιμετωπιστούν με ποσοτικές ή υπολογιστικές μεθόδους.

Στην πραγματικότητα, πολλά μαθήματα κατάρτισης στη διοίκηση σχετικά με τη λήψη αποφάσεων δημιουργούνται για να βοηθήσουν τους διευθυντές να επιλύουν ζητήματα με ορθολογικό, μη προγραμματισμένο τρόπο.

Αποκτούν τις απαραίτητες δεξιότητες για να χειρίζονται με αυτόν τον τρόπο ασυνήθιστα, απρόβλεπτα και ιδιόμορφα ζητήματα.

Τα μη προγραμματισμένα χαρακτηριστικά απόφασης περιλαμβάνουν:

• Οι ασυνήθιστες και κακώς δομημένες καταστάσεις απαιτούν μη προγραμματισμένες αποφάσεις.
• κάνοντας τις τελικές επιλογές.
• χειρίζονται με μεθόδους όπως η δημιουργικότητα, η διαίσθηση και η κρίση.
• μια μεθοδική στρατηγική για τον χειρισμό ασυνήθιστων, απρόβλεπτων και ξεχωριστών προβλημάτων.
• χρησιμοποιώντας ευρετικές προσεγγίσεις για την επίλυση προβλημάτων που συνδυάζουν τη λογική, την κοινή λογική και τη δοκιμή και το λάθος.

Διαφορές μεταξύ προγραμματισμένων και μη προγραμματισμένων αποφάσεων

Εάν έχετε φτάσει μέχρι εδώ σε αυτό το άρθρο, τότε ίσως έχετε καταλάβει τις διαφορές μεταξύ των δύο αποφάσεων. Οι στόχοι και των δύο αποφάσεων είναι οι εξής:

• να λειτουργούν αποτελεσματικά οι επιχειρηματικές δραστηριότητες, είναι απαραίτητα και τα δύο.
• αλληλοσυμπληρώνονται όσον αφορά τη διαχείριση των πόρων του οργανισμού και τον καθορισμό των στόχων.

Οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις λαμβάνονται για την αντιμετώπιση μη δομημένων δυσκολιών, ενώ οι αποφάσεις που καθοδηγούνται από ένα σχέδιο σχετίζονται συνήθως με οργανωμένες προκλήσεις.

Θα πρέπει επίσης να τονιστεί ότι στην οργανωτική ιεραρχία, οι προγραμματισμένες αποφάσεις λαμβάνονται στο χαμηλότερο επίπεδο και οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις στην κορυφή.

Κανονικότητα της επανάληψης

Ενώ οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις είναι φρέσκιες και ασυνήθιστες, οι προγραμματισμένες είναι μονότονες. Για παράδειγμα, η αναδιάταξη της γραφικής ύλης του γραφείου είναι μια προγραμματισμένη απόφαση.

Χρόνος

Οι μάνατζερ μπορούν να λάβουν γρήγορα αυτές τις αποφάσεις, επειδή υπάρχουν προηγουμένως καθιερωμένες διαδικασίες για προγραμματισμένες αποφάσεις. Συχνά δεν χρειάζεται καν να χρησιμοποιήσουν τις αναλυτικές τους ικανότητες για αυτές τις επιλογές.

Ωστόσο, οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να καταλήξουν σε μια απόφαση. Για παράδειγμα, αν πρέπει ή όχι να απολυθεί ένας υπάλληλος.

Οι διαχειριστές πρέπει να περιλαμβάνουν ένα στάδιο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων για κάθε μη προγραμματισμένη απόφαση, δεδομένου ότι πρόκειται για κάτι νέο και μη επαναλαμβανόμενο.

Παρασκευαστής Αποφάσεων

Τα μεσαία και κατώτερα στελέχη λαμβάνουν προγραμματισμένες αποφάσεις, επειδή αφορούν τις κανονικές και τακτικές λειτουργίες. Τα ανώτερα στελέχη, ωστόσο, είναι υπεύθυνα για τη λήψη μη προγραμματισμένων αποφάσεων.

Επιπτώσεις

Η αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού επηρεάζεται βραχυπρόθεσμα από τις προγραμματισμένες αποφάσεις. Συνήθως κυμαίνονται από ένα έως τρία χρόνια.

Αντίθετα, οι μη προγραμματισμένες δράσεις έχουν συνήθως αντίκτυπο στις οργανωτικές επιδόσεις για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο των τριών έως πέντε ετών.

Η άλλη κατηγορία λήψης αποφάσεων:

Στρατηγικός σχεδιασμός: Σε αυτόν τον τομέα, ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων καθορίζει τους στόχους του οργανισμού και κατανέμει τους πόρους για την επίτευξη αυτών των στόχων. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, αναπτύσσονται οι πολιτικές που θα ελέγχουν τον τρόπο με τον οποίο αποκτώνται, χρησιμοποιούνται και διατίθενται οι πόροι.

Αυτού του είδους οι αποφάσεις απαιτούν σημαντική δέσμευση για μεγάλο χρονικό διάστημα. Παραδείγματα στρατηγικών αποφάσεων περιλαμβάνουν τη διαφοροποίηση σε έναν νέο κλάδο ή την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος.

Διαχειριστικός έλεγχος: Αυτή η διαδικασία λήψης αποφάσεων διασφαλίζει ότι οι πόροι συλλέγονται και χρησιμοποιούνται με σύνεση και αποτελεσματικότητα για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Παραδείγματα αυτού του τύπου περιλαμβάνουν τη διαμόρφωση του προϋπολογισμού, την ανάλυση αποκλίσεων και τον προγραμματισμό του κεφαλαίου κίνησης.

Λειτουργικός έλεγχος: Οι επιλογές αυτές επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο ένας οργανισμός εκτελεί τις καθημερινές, άμεσες λειτουργίες του. Εδώ, ο στόχος είναι να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν τη διαχείριση αποθεμάτων, την αξιολόγηση και την ενίσχυση της παραγωγικότητας της εργασίας και τη δημιουργία καθημερινών σχεδίων παραγωγής.

Η σημαντική συμβολή αυτών των ταξινομήσεων των αποφάσεων είναι ότι οι κατάλληλες πληροφορίες για τα συστήματα κάθε κατηγορίας πρέπει να κατασκευάζονται λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά των απαιτήσεων πληροφόρησης, διότι οι απαιτήσεις πληροφόρησης για κάθε τύπο διαφέρουν σημαντικά.

Συχνές ερωτήσεις:

Ποιο είναι ένα παράδειγμα προγραμματισμένης απόφασης;

Ένα παράδειγμα προγραμματισμένης απόφασης είναι η παραγγελία τακτικών προμηθειών γραφείου λόγω της καθημερινής ζήτησης.

Ποιο είναι ένα παράδειγμα μη προγραμματισμένης απόφασης;

Η επιλογή για το αν θα αγοράσετε μια άλλη εταιρεία, η επιλογή για το ποιες διεθνείς αγορές έχουν τη μεγαλύτερη αξιοπιστία ή η επιλογή για το αν θα εγκαταλείψετε μια μη κερδοφόρα ιδέα είναι μερικά παραδείγματα μη προγραμματισμένων αποφάσεων. Οι επιλογές αυτές είναι μοναδικές και ακανόνιστες.

Ποιες είναι οι τρεις κατηγορίες προγραμματισμένων αποφάσεων;

Ανάλογα με το επίπεδο στο οποίο λαμβάνουν χώρα, οι αποφάσεις μπορούν επίσης να χωριστούν σε τρεις ομάδες, η οργανωτική απόφαση καθορίζεται από τις στρατηγικές αποφάσεις. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε τακτικό επίπεδο επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο θα ολοκληρωθούν τα καθήκοντα.

Τέλος, οι επιχειρησιακές αποφάσεις είναι αυτές που λαμβάνουν καθημερινά τα μέλη του προσωπικού για τη διαχείριση της εταιρείας.

Συμπέρασμα:

• Οι μάνατζερ έχουν δύο κύριες κατηγορίες αποφάσεων που λαμβάνουν - προγραμματισμένες και μη προγραμματισμένες. Στις προγραμματισμένες αποφάσεις, οι μάνατζερ λαμβάνουν μια απόφαση μόνο μία φορά και το ίδιο το πρόγραμμα περιγράφει τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν σε περίπτωση που επαναληφθούν συγκρίσιμες καταστάσεις.
• Οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις αποτελούν ειδικές περιπτώσεις, οι οποίες συχνά περιλαμβάνουν κακοσχεδιασμένες, εφάπαξ επιλογές. Οι μη προγραμματισμένες αποφάσεις λαμβάνονται για την αντιμετώπιση μη δομημένων δυσκολιών, ενώ οι αποφάσεις που καθοδηγούνται από ένα σχέδιο σχετίζονται συνήθως με οργανωμένες προκλήσεις.
• Οι διευθυντές πρέπει να συμπεριλάβουν ένα στάδιο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων για κάθε μη προγραμματισμένη απόφαση, δεδομένου ότι αυτό είναι αδοκίμαστο και μη επαναλαμβανόμενο.
• Η αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού επηρεάζεται βραχυπρόθεσμα από τις προγραμματισμένες αποφάσεις.
• Παραδείγματα στρατηγικών αποφάσεων περιλαμβάνουν τη διαφοροποίηση σε έναν νέο κλάδο ή την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος.

Άλλα άρθρα: