Johtajien tekemien päätösten kaksi pääluokkaa ovat ohjelmoidut päätökset ja ei-ohjelmoidut päätökset, jotka riippuvat heidän asemastaan organisaation päätöksentekohierarkiassa, toimivallastaan ja vastuualueistaan.

Ohjelmoitu päätös tehdään noudattamalla vakiintuneita menettelytapoja, kun taas ohjelmoimaton päätös on suunnittelematon tai laskematon päätös, jolla ratkaistaan tuntematon ongelma.

Molemmat päätökset ovat elintärkeitä ongelmien ratkaisemiseksi eri tilanteissa, joten tässä artikkelissa tehdään täysi ero ohjelmoidun ja ei-ohjelmoidun päätöksen välillä.

Mikä on ohjelmoitu päätös?

Ohjelmoidut päätökset ovat päätöksiä, jotka tehdään SOP:ien tai muiden vakiintuneiden menettelyjen mukaisesti. Nämä ovat menettelyjä, joilla käsitellään usein toistuvia tilanteita, kuten työntekijöiden lomahakemuksia.

Johtajien on yleensä paljon hyödyllisempää käyttää ohjelmoituja päätöksiä rutiinitilanteissa kuin luoda uusi päätös jokaista samanlaista tilannetta varten.

Johtajat päättävät oikeastaan vain kerran, kun ohjelma kirjoitetaan, mikä on tilanne ohjelmoitujen päätösten kohdalla. Opetussuunnitelmassa hahmotellaan sitten toimenpiteet, jotka on toteutettava, jos vertailukelpoisia olosuhteita ilmenee.

Säännöt, menettelyt ja toimintaperiaatteet kehitetään näiden rutiinien kehittämisen tuloksena.

Ohjelmoituja päätöksiä voidaan käyttää myös monimutkaisempien tilanteiden käsittelyyn, kuten siihen, millaisia testejä lääkärin on määrättävä, ennen kuin diabeetikolle tehdään suuri leikkaus. Ohjelmoidut päätökset eivät aina rajoitu yksinkertaisiin aiheisiin, kuten lomapolitiikkaan tai vastaaviin asioihin.

Yhteenvetona voidaan todeta, että ohjelmoituihin päätöksiin sisältyy seuraavia näkökohtia:

• tavanomaisia toimintatekniikoita käyttäen.
• Esimiesten olisi käytettävä ohjelmoituja päätöksiä paljon useammin samankaltaisissa ja säännöllisissä tilanteissa, kuten työntekijän loma-anomuksissa.
• Ohjelmoidussa päätöksenteossa esimiehet tekevät päätöksen vain kerran, ja ohjelmassa hahmotellaan toimenpiteet, joihin on ryhdyttävä, jos vastaavat tilanteet toistuvat.

Tämän seurauksena kehitetään ohjeita, protokollia ja toimintatapoja.

Mikä on ohjelmoimaton päätös?

Ohjelmoimattomat päätökset ovat erityisiä, ne sisältävät usein huonosti suunniteltuja, kertaluonteisia valintoja. Perinteisesti niiden käsittelyyn organisaatiossa on käytetty menetelmiä, kuten harkintaa, intuitiota ja luovuutta.

Päätöksentekijät ovat viime aikoina turvautuneet heuristisiin ongelmanratkaisumenetelmiin, jotka perustuvat logiikkaan, terveeseen järkeen ja kokeilemiseen ja erehtymiseen ratkaistakseen ongelmia, jotka ovat liian suuria tai monimutkaisia kvantitatiivisten tai laskennallisten menetelmien käsittelyyn.

Todellisuudessa monet päätöksentekoa koskevat johtamiskoulutuskurssit on luotu auttamaan johtajia ratkaisemaan asioita rationaalisella, ei-ohjelmoidulla tavalla.

Näin he saavat tarvittavat taidot käsitellä harvinaisia, odottamattomia ja erikoisia asioita.

Ohjelmoimattomiin päätösominaisuuksiin kuuluvat:

• Epätavalliset ja huonosti jäsennellyt tilanteet edellyttävät ei-ohjelmoituja päätöksiä.
• tehdä lopullisia valintoja.
• käsitellään luovuuden, intuition ja harkinnan kaltaisilla menetelmillä.
• menetelmällinen strategia epätavallisten, odottamattomien ja erilaisten ongelmien käsittelemiseksi.
• käyttämällä ongelmanratkaisussa heuristisia lähestymistapoja, joissa yhdistyvät logiikka, terve järki sekä kokeilu ja erehdys.

Ohjelmoitujen ja ei-ohjelmoitujen päätösten erot

Jos olet päässyt näin pitkälle tässä artikkelissa, saatat olla selvillä näiden kahden päätöksen välisistä eroista. Molempien päätösten tavoitteet ovat seuraavat:

• liiketoimintojen tehokkaaseen harjoittamiseen tarvitaan molempia.
• täydentävät toisiaan organisaation resurssien hallinnoinnissa ja tavoitteiden määrittelyssä.

Suunnittelemattomat päätökset tehdään jäsentymättömien vaikeuksien ratkaisemiseksi, kun taas suunnitelman ohjaamat päätökset liittyvät yleensä organisoituihin haasteisiin.

On myös korostettava, että organisaatiohierarkiassa ohjelmoidut päätökset tehdään alimmalla tasolla ja ohjelmoimattomat päätökset ylimmällä tasolla.

Toistuvuuden säännöllisyys

Ohjelmoimattomat päätökset ovat tuoreita ja epätavallisia, kun taas ohjelmoidut päätökset ovat yksitoikkoisia. Esimerkiksi toimistopaperien uudelleen tilaaminen on ohjelmoitu päätös.

Aika

Johtajat voivat tehdä nämä päätökset nopeasti, koska päätöksenteon ohjelmointiin on olemassa ennalta vakiintuneet menettelyt. Heidän ei useinkaan tarvitse edes käyttää analyyttisiä taitojaan näissä valinnoissa.

Ohjelmoimattomien päätösten tekeminen kestää kuitenkin pidempään, esimerkiksi jos on kyse siitä, annetaanko työntekijälle potkut vai ei.

Johtajien on sisällytettävä päätöksentekoprosessiin vaihe jokaista ei-ohjelmoitua päätöstä varten, koska se on uutta ja ei-toistuvaa.

Päätösten tekijä

Keskitason ja alemman tason johtajat tekevät ohjelmoituja päätöksiä, koska ne liittyvät normaaliin ja säännölliseen toimintaan. Ylimmän tason johtajat ovat kuitenkin vastuussa ei-ohjelmoitujen päätösten tekemisestä.

Vaikutus

Ohjelmoidut päätökset vaikuttavat lyhyellä aikavälillä organisaation tehokkuuteen. Ne ovat tyypillisesti yhdestä kolmeen vuotta vanhoja.

Sitä vastoin ohjelmoimattomilla toimilla on tyypillisesti vaikutusta organisaation suorituskykyyn yli kolmen tai viiden vuoden ajan.

Toinen päätöksentekoluokka:

Strateginen suunnittelu: Tällä alueella päätöksentekijä asettaa organisaation tavoitteet ja jakaa resurssit näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa laaditaan toimintatavat, joilla valvotaan resurssien hankintaa, käyttöä ja hävittämistä.

Tämäntyyppiset päätökset edellyttävät merkittävää sitoutumista pitkäksi aikaa. Esimerkkejä strategisista päätöksistä ovat monipuolistuminen uudelle toimialalle tai uuden tuotteen lanseeraus.

Hallinnon valvonta: Tällä päätöksentekoprosessilla varmistetaan, että resursseja kerätään ja käytetään viisaasti ja tehokkaasti yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkkejä tämäntyyppisistä päätöksentekoprosesseista ovat budjetin laatiminen, poikkeama-analyysi ja käyttöpääoman suunnittelu.

Toiminnan valvonta: Nämä valinnat vaikuttavat siihen, miten organisaatio hoitaa päivittäistä, välitöntä toimintaansa. Tavoitteena on taata tiettyjen tehtävien tehokas suorittaminen.

Esimerkkejä ovat varastonhallinta, työn tuottavuuden arviointi ja parantaminen sekä päivittäisten tuotantosuunnitelmien laatiminen.

Päätösten luokittelun merkittävä vaikutus on se, että kuhunkin luokkaan kuuluvia järjestelmiä varten on rakennettava asianmukaiset tiedot ottaen huomioon tietovaatimusten erityispiirteet, koska kunkin tyypin tietovaatimukset vaihtelevat huomattavasti.

Usein kysytyt kysymykset:

Mikä on esimerkki ohjelmoidusta päätöksestä?

Esimerkki ohjelmoidusta päätöksestä on päivittäisen kysynnän vuoksi säännöllisesti tilattavien toimistotarvikkeiden tilaaminen.

Mikä on esimerkki ohjelmoimattomasta päätöksestä?

Valinta siitä, ostetaanko toinen yritys, valinta siitä, millä kansainvälisillä markkinoilla on eniten uskottavuutta, tai valinta siitä, luovutaanko kannattamattomasta ideasta, ovat muutamia esimerkkejä ohjelmoimattomista päätöksistä. Nämä valinnat ovat ainutkertaisia ja epäsäännöllisiä.

Mitkä ovat ohjelmoitujen päätösten kolme luokkaa?

Sen mukaan, millä tasolla päätökset tehdään, ne voidaan jakaa myös kolmeen ryhmään, organisaatiopäätökset määräytyvät strategisten päätösten mukaan. Taktisella tasolla tehdyt päätökset vaikuttavat siihen, miten tehtävät suoritetaan.

Viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä operatiiviset päätökset ovat päätöksiä, joita henkilöstön jäsenet tekevät päivittäin yrityksen johtamiseksi.

Johtopäätökset:

• Johtajat tekevät päätöksiä kahdessa ensisijaisessa kategoriassa: ohjelmoidut ja ei-ohjelmoidut päätökset. Ohjelmoiduissa päätöksissä johtajat tekevät päätöksen oikeastaan vain kerran, ja itse ohjelmassa hahmotellaan toimenpiteet, joihin on ryhdyttävä vastaavien tilanteiden toistuessa.
• Ohjelmoimattomat päätökset ovat erikoistapauksia, jotka usein sisältävät huonosti suunniteltuja, kertaluonteisia valintoja. Ohjelmoimattomat päätökset tehdään jäsentymättömien vaikeuksien ratkaisemiseksi, kun taas suunnitelman ohjaamat päätökset liittyvät tyypillisesti organisoituihin haasteisiin.
• Johtajien on sisällytettävä päätöksentekoprosessiin vaihe jokaista ei-ohjelmoitua päätöstä varten, koska se on kokeilematon ja ei-toistuva.
• Ohjelmoidut päätökset vaikuttavat lyhyellä aikavälillä organisaation tehokkuuteen.
• Esimerkkejä strategisista päätöksistä ovat monipuolistaminen uudelle toimialalle tai uuden tuotteen lanseeraus.

Muut artikkelit: